LA NÒMINA

Una nómina es un documento que, a modo de recibo de salario individual en el que la empresa acredita el pago de las diferentes cantidades que forman el salario.
En ella quedan registradas también las deducciones que se realizan sobre el salario, básicamente las cuotas al IMSS (cuota obrero) y las retenciones a cuenta del ISR (cuota obrero).

Todas las empresas están obligadas por ley a entregar este documento a sus trabajadores y a hacer constar en él todos los pagos que éstos perciban por su trabajo.

LOS APORTES PARAFISCALES PARA:
Trabajadores: 8.50%
Patrono: 4%

LAS PENSIONES PARA:
Trabajadores: 12%
Patrono: 4%

AL FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL aportan todos los pensionados que hacen parte del sistema general de pensiones.

OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR

Seguridad Social: El sistema de seguridad social comprende pensiones, salud y riesgos profesionales.

Pensiones: El sistema cubre los riesgos de invalidéz, vejéz y muerte por causa común, y tiene dos regímenes independientes. Uno administrado por el Instituto de Seguros Sociales - ISS- que maneja un fondo común y otro de capitalización individual a cargo de las administradoras de fondos de pensiones.

La contribución a cualquiera de estos regímenes es del 15,5% del salario mensual del empleado, de las cuales tres cuartas partes están a cargo del empleador, y una cuarta parte le corresponde al trabajador.

Salud: El sistema cubre las contingencias que afectan la salud del trabajador y de su familia que están establecidas en el programa de atención denominado Plan Obligatorio de Salud -POS- y la maternidad. El empleador debe consignar el 12,5% del salario mensual del trabajador, del cual el 8,5% está a cargo del empleador y el 4% restante a cargo del empleado. Este monto es deducido del salario mensual del trabajador.

Riesgos Profesionales: Este sistema cubre las contingencias que afectan la salud del trabajador por causa de accidentes de trabajo o enfermedades profesionales, e igualmente las pensiones por invalidez y muerte generadas por tales enfermedades.

La totalidad del aporte por este concepto está a cargo del empleador y su monto depende del grado de riesgo laboral generado en la actividad de la empresa y del cumplimiento de las normas de seguridad industrial. El rango de cotización va desde el 0,5% hasta el 8,7% del valor total de la nómina mensual de salarios.

PRESTACIONES SOCIALES
Las prestaciones sociales son beneficios legales que el empleador debe pagar a sus trabajadores adicionalmente al salario ordinario, para atender necesidades o cubrir riesgos originados durante el desarrollo de su actividad laboral.

Las prestaciones legales son:

Prima de servicios: Equivalente a 15 días de salario por el tiempo laborado durante el semestre. Esta prestación se paga el 30 de junio y el 20 de diciembre, o a la terminación del contrato de trabajo.

Vacaciones: Las vacaciones consisten en el descanso remunerado que debe el empleador al trabajador equivalente a 15 días hábiles de vacaciones por cada año de servicio. La mitad de las vacaciones puede ser compensada en dinero durante la vigencia del contrato, previo permiso del Ministerio de Protección Social.

Si el contrato termina sin que el empleado haya disfrutado de su período de vacaciones, es obligatorio compensar en dinero (sin necesidad de permiso) y de manera proporcional al tiempo trabajado.

Auxilio de cesantía: Este beneficio tiene como fin brindarle al trabajador un medio de subsistencia a la terminación del contrato de trabajo. Existen dos regímenes para la liquidación y pago de las cesantías: los trabajadores vinculados con anterioridad al primero de enero de 1991 están sujetos al régimen de retroactividad de las cesantías, de acuerdo con el cual éstas se liquidan en su totalidad a la terminación del contrato de trabajo; y los trabajadores vinculados con posterioridad al primero de enero de 1991, y aquellos que, habiéndose vinculado con anterioridad a esta fecha, se hayan acogido al régimen de esta ley, están sujetos a la liquidación anual de las cesantías.

En este sistema el empleador liquida las cesantías el 31 de diciembre de cada año y las deposita a más tardar el 15 de febrero del siguiente año en las cuentas individuales de cada trabajador. Estas cuentas son manejadas por las sociedades administradoras de fondos de cesantías.

Intereses de cesantía: En enero de cada año, el empleador debe pagar directamente al trabajador intereses sobre las cesantías a una tasa del 12% anual.

Subsidio familiar: Todas las empresas deben inscribirse en una caja de compensación familiar. Esta inscripción otorga al trabajador el derecho a obtener subsidios en efectivo para sus hijos menores de edad, así como servicios de capacitación, vivienda y recreación. De igual manera, los afiliados tendrán derecho a un subsidio de desempleo, manejado por las mismas cajas de compensación familiar, pero regulado y controlado por el gobierno. El empleador debe pagar, dentro de los 10 primeros días de cada mes, una suma equivalente al 9% del monto de la nómina a la caja de compensación que haya seleccionado.

Subsidio de transporte: Los trabajadores que devenguen hasta dos salarios mínimos legales mensuales tienen derecho al pago del auxilio de transporte fijado por el Gobierno Nacional.

Obligaciones laborales

Clase de pasivo que hace referencia a los beneficios económicos adicionales al salario, que por ley o en virtud de convenciones de trabajo o pactos colectivos, deben reconocer la empresa a sus trabajadores.

El salario
Es la retribución que recibe el empleado por prestar sus servicios y esta constituido por el dinero, y todos aquellos valores que reciba en especie como contraprestaciones directa del servicio, como primas, sobresueldos, bonificaciones, descansos obligatorios, porcentaje en ventas, comisiones, subsidios de transporte.

Jornada ordinaria
La jornada ordinaria o convencional es la que convienen las partes, empleado y trabajador. A falta de ese convenio, la jornada de trabajo ordinaria, es la máxima legal que no puede ser superior a 48 horas a la semana.

Jornada diurna: es la comprendida entre las 6:00 AM y las 10:00 PM
Jornada nocturna: es la comprendida entre las 10:00 PM y las 6:00 AM

SANCIONES DE LA RETENCION EN LA FUENTE

La sanción por extemporaneidad en la declaración de retención en la fuente, tiene una particularidad que no tienen las declaraciones de renta ni de Iva, por lo que merece un análisis especial.

Dice el artículo 641 del estatuto tributario, que cuando una declaración tributaria se presenta de forma extemporánea, se deberá pagar una sanción por cada mes o fracción de mes de retardo, equivalente al 5% del impuesto a cargo, o de las retenciones objeto de la declaración.

Hasta aquí no hay problema, puesto que en el caso de la declaración de retención en la fuente, por cada mes o fracción de mes, se aplicara un 5% sobre el valor las retenciones practicadas, tal y como lo expresa el artículo 641 del estatuto tributario:

EXTEMPORANEIDAD EN LA PRESENTACION DE RETENCION
Las personas o entidades obligadas a declarar, que presenten las declaraciones tributarias en forma extemporánea, deberán liquidar y pagar una sanción por cada mes o fracción de mes calendario de retardo, equivalente al cinco por ciento (5%) del total del impuesto a cargo o retención objeto de la declaración tributaria, sin exceder del ciento por ciento (100%) del impuesto o retención, según el caso.Esta sanción se cobrará sin perjuicio de los intereses que origine el incumplimiento en el pago del impuesto, anticipo o retención a cargo del contribuyente, responsable o agente retenedor (…).

La situación cambia cuando durante el respectivo mes, no se practicaron retenciones, puesto que en ese caso, según la redacción del inciso 3 del artículo 641 del estatuto tributario, no habrá base para el cálculo de la sanción por extemporaneidad.

Dice el inciso 3 del artículo 641 del estatuto tributario:

Cuando en la declaración tributaria no resulte impuesto a cargo, la sanción por cada mes o fracción de mes calendario de retardo, será equivalente al medio por ciento (0.5%) de los ingresos brutos percibidos por el declarante en el periodo objeto de declaración, sin exceder la cifra menor resultante de aplicar el cinco por ciento (5%) a dichos ingresos, o del doble del saldo a favor si lo hubiere, o de la suma de 2.500 Uvt, cuando no existiere saldo a favor. En caso de que no haya ingresos en el período, la sanción por cada mes o fracción de mes será del uno por ciento (1%) del patrimonio líquido del año inmediatamente anterior, sin exceder la cifra menor resultante de aplicar el diez por ciento (10%) al mismo, o del doble del saldo a favor si lo hubiere, o de la suma 2.500 Uvt, cuando no existiere saldo a favor.

Ha dicho el artículo 641, que cuando no haya impuesto a cargo, la sanción será el 5% de los ingresos del periodo. Nótese que se omitió la palabra “retenciones” la cual sí figura en el primer párrafo, de modo que el inciso 3 del artículo 641, sólo es aplicable al impuesto de renta y al impuesto a las ventas, más no las retenciones en la fuente.

En este orden de ideas, si durante el periodo no se practicaron retenciones, no habrá base para el cálculo de la sanción por extemporaneidad, pues la ley no contempló que en el caso de la retención en la fuente, se calculara la sanción sobre los ingresos del periodo, en caso de no haberse practicado retenciones en el respectivo periodo.

Sin embargo, no quiere decir esto que no habrá sanción si en el respectivo periodo no se practicaron retenciones en la fuente, puesto que de presentarse esta situación, se dará aplicación a lo expuesto por el artículo 639 del estatuto tributario:

SANCION MINIMA
El valor mínimo de cualquier sanción, incluidas las sanciones reducidas, ya sea que deba liquidarla la persona o entidad sometida a ella, o la Administración de Impuestos, será equivalente a la suma de 10 Uvt.Lo dispuesto en este artículo, no será aplicable a los intereses de mora, ni a las sanciones contenidas en los artículos 668, 674, 675 y 676.

Así las cosas, la sanción por extemporaneidad en la declaración de retención en la fuente, cuando no se practicaron retenciones en el respectivo periodo, será la sanción mínima, puesto que por expreso mandato legal, ninguna sanción puede ser inferior a la sanción mínima, exceptuando claro está, las casos expresamente contemplados por el mismo artículo 239 del estatuto tributario.

Es evidente que el no presentar la declaración de retención, es un hecho irregular sancionable, y el hecho de que el artículo 641 no haya contemplado una base para el cálculo de la sanción, cuando en el periodo declarado no se practicaron retenciones, no quiere decir que el contribuyente quede eximido de la sanción, sino que en este caso, se pagará la mínima.